Instances & outils

Propositions pour une clarification du fonctionnement

1.    CONSEIL D’ADMINISTRATION et BUREAU

La composition et les attributions de ces deux instances sont clairement présentées dans les articles 11 et 12 des statuts de l’association. Leur modification éventuelle passe donc par une modification des statuts. Les membres de ces instances sont élus annuellement à l’Assemblée Générale parmi les membres à jour de leur cotisation.

2.    GROUPE DE PILOTAGE

Le Groupe de pilotage (parfois appelé aussi Groupe de travail) est le principal outil de l’association. C’est le cœur actif dans la conduite des projets. Il entretient la dynamique entre les acteurs.
Sa composition n’est pas strictement arrêtée. Ses réunions sont ouvertes à tous les membres de l’association, indépendamment de la participation à la construction d’une action. La participation ponctuelle (une ou deux fois) est possible pour les personnes non-adhérentes qui voudraient découvrir le travail de l’association avant de s’engager.
Ses séances de travail se tiennent sous l’autorité et l’animation de membres du bureau.
Le principe est que le GP se réunit une fois par mois (sauf pendant l’été) selon un calendrier arrêté en début de saison. Dans la mesure du possible, ces réunions se tiennent le lundi à 20h30.

Le GP est un lieu de débat et d’échange. C’est à la fois l’assemblée qui :

–      Permet le premier contact concret avec l’UPN,

–      Reçoit et examine les propositions d’action ou de cycle d’actions (logique de bourse à idées), analyse les options proposées,

–      Arrête le programme d’actions et assure la cohérence du calendrier,

–      Met en place les équipes actions,

–      S’assure que les projets ne dérivent pas et restent en phase avec les objectifs initiaux et ceux de l’association,

–      Se penche sur les questions de logistique (salle, partenariats, communication…)

–      Éventuellement débat de questions de fonctionnement de l’association

Si le GP n’est pas un outil de décision (au sens statutaire ; il ne prend pas de décision susceptible d’affecter le fonctionnement général de l’association), il a un réel pouvoir quant aux ressources mobilisées et à la planification des actions de l’association.
Les propositions du GP qui posent problème remontent au CA pour arbitrage et décision.

3.    ÉQUIPES ACTIONS

Une équipe action peut être composée de deux à quatre personnes, membres ou partenaires. Il n’est pas souhaitable qu’une équipe-action soit composée d’une seule personne.
Son rôle est de travailler, sur mandat du groupe de pilotage, à la mise en œuvre d’une action ou d’un cycle d’actions.
A ce titre, elle comprend a priori la personne qui a proposé l’action, accompagnée de volontaires intéressés par le sujet.
Véritable responsable de la mise en œuvre d’une action, cette équipe, sur la base de la fiche-action rédigée par le proposant, approfondit les objectifs de l’action, sa forme, recherche le (ou les) intervenant(s), la salle, les partenaires, prépare les textes de communication… Et présente ses propositions au GP.

4.    LE RÉFÉRENT ACTION

Pour chaque action ou cycle d’actions, il est déterminé / nommé / choisi un référent.
Son rôle principal est d’assurer la conduite de la réflexion sur le projet et la circulation des informations,
à la fois entre les membres de l’équipe-action et vers le groupe de pilotage et ses animateurs. En particulier, c’est lui qui informe le groupe de pilotage, en séance ou par courriel, de l’état d’avancement du projet, et qui rappelle chaque fois que nécessaire la composition de l’équipe-action. Il est l’interlocuteur privilégié lorsque l’on évoque l’action – tant en interne qu’en externe – et doit être destinataire de tous les messages qui la concernent.
Il n’est pas chargé de tout faire tout seul et, dans la mesure du possible, le travail doit être partagé / réparti entre les membres de l’équipe-action, mais il en assure la coordination et le bon avancement. C’est lui qui s’assurera de la bonne circulation des fiches-actions, de l’organisation des réunions nécessaires et fera parvenir aux responsables de la communication (presse et conception des documents) et du site internet les éléments de présentation de l’action (dont communiqué de presse). Enfin, il est chargé du bilan de l’action (fichier de suivi actions).
Le référent peut être la personne qui a proposé l’action mais ce n’est pas obligatoire.

5.    COMMISSIONS SPÉCIALISÉES

Elles ont un rôle ponctuel, lié à leur thème : commission Charte de l’UPN…
Leur nombre doit rester limité, au regard des forces disponibles dans l’association.
Elles ont un objectif affiché, un calendrier de travail et un animateur.
Leur travail et leurs propositions sont présentés au GP et soumis à l’arbitrage du CA.
Version définitive du 10 nov. 2016
Validée en CA du 17 nov. 2016
Complétée en CA du 7 septembre 2020